Aanhoudende problemen bij Ubuntu-NL forum + Slechte communicatie

Next Topic
 
classic Classic list List threaded Threaded
3 messages Options
Reply | Threaded
Open this post in threaded view
|

Aanhoudende problemen bij Ubuntu-NL forum + Slechte communicatie

Wesley S.
Beste leden van Ubuntu NL

Dit bericht is gericht aan zowel de teamleden/organisatie als de community zelf.

Op 3 juli 2018 is de Ubuntu-NL website, forum, wiki en gerelateerde diensten offline gegaan vanwege een zware cyberaanval bij HCC. Pas na ca. 3 maanden werd het forum hersteld. Intussen is het forum echter opnieuw alweer 1,5 dag onbereikbaar. Tijdens deze hele periode is er amper communicatie geweest vanuit de organisatie.

Hieronder wil ik graag mijn ervaring delen om samen tot een betere manier van communiceren te komen vanuit het Ubuntu-NL team. Enerzijds naar de community toe, maar anderzijds ook binnen het team onderling.

Daarnaast zou ik het precies op prijs stellen als wij (als community) nu eindelijk eens te horen krijgen waarom het zo lang heeft geduurd en waarom er geen hulp werd geaccepteerd vanuit de uiterst behulpzame community die Ubuntu-NL is. Het is vast ook geen slecht idee om even te kijken of alle vrijwilligers nog op hun plaats zitten. Alle begrip ervoor dat je vrijwilliger bent en geen tijd hebt om je full-time bezig te houden met Ubuntu-NL, maar ik vind wel dat je een stap opzij moet doen en vervanging moet zoeken als je geen tijd hebt om een beetje actiever te zijn of als je niet deftig kan communiceren met de community. Lijkt me erg belangrijk binnen zo'n community.

Twaalf jaar geleden (2006) was ik zelf actief in het Ubuntu-NL team. Er waren toen reeds dezelfde communicatieproblemen met dezelfde teamleden. Het wordt misschien wel eens tijd om te kijken naar wat iedereen van het team juist doet en bijdraagt voor Ubuntu-NL en of iedereen vandaag, na tien jaar, nog op de juiste plaats zit? Tien jaar geleden ben ik zelf ook opzij gestapt uit het Ubuntu-NL team toen ik aan mijn studies begon en hierdoor nog onvoldoende tijd kon vrijmaken als vrijwilliger.

Laten we even teruggaan naar de huidige situatie. Het begon met de uitval van de website op 3 juli 2018. In de 4 daaropvolgende maanden tot en met vandaag werd er amper gecommuniceerd naar de community over het probleem. Nergens kon er contact gelegd worden en niemand wou (of kon) duidelijke info of stand van zaken vrijgeven.

Daarnaast leek het erop dat het Ubuntu-NL team zelf helemaal niet met elkaar in communicatie stond. Via de officiële Facebook groep werd er wel gereageerd, waarvoor denk. Maar al snel werd duidelijk dat ook de forum en social media beheerders de server verantwoordelijken niet konden bereiken. Ook via IRC kreeg ik geen officiële reactie. Een serieus communicatieprobleem lijkt me. Zowel naar de community toe, maar ook intern!

Er werd meermaals herhaald "het zijn vrijwilligers" en "het is vakantie" en daar heb ik enigszins begrip voor. Daarom wou ik ook graag helpen. Ik heb het ook wel druk, maar ik vond het wel wat (te) lang duren (bijna 2 maanden intussen) en had de indruk dat ik wel zou kunnen helpen aangezien ik in mijn werk veel ervaring heb met server beheer en recovery. Er valt wel eens een onvoorzien probleem voor. Dat is mogelijk. Maar normaal gezien is dit vrij snel op te lossen indien er back-ups aanwezig zijn. Een downtime van 24 uur is eigenlijk al een vrij extreem uiterste. Vandaar dat ik bijna 2 maanden wel lang vond duren, en daarom wou ik graag helpen.

Eind augustus heb ik dan ook via de Facebook groep enkele keren aangehaald dat ze mijn gegevens mogen doorgeven en of ze mij in contact willen brengen. Dit ging blijkbaar niet omdat alle communicatie "via de server" verliep en dit dus niet meer mogelijk was. Blijkbaar had niemand back-up e-mailadressen, telefoonnummers enz. van elkaar. Hier moeten alleszins lessen uit getrokken worden en er moet dringend een duidelijke communicatie worden opgezet tussen de teamleden die los staat van de server.

Uiteindelijk heb ik op 25 augustus 2018 een bericht geplaatst op de Ubuntu-NL mailing lijst met de vraag om duidelijke uitleg. Ik uitte mijn ongenoegen over het feit dat er enkel vage reacties zijn gekomen en wilde graag dat er even moeite werd gedaan om iedereen van de community even op de hoogte te stellen van het probleem en de stand van zaken. Ook heb ik nogmaals aangehaald dat ik graag wil helpen om een oplossing te voorzien. Nogmaals: intussen was de website, forum en andere diensten namelijk al bijna 2 maanden offline.

Op dit bericht kwam er een dag later gelukkig reeds reactie. Sebastian Schauenburg informeerde me dat het goed is dat ik laat weten dat er een update gewenst is en beloofde een update online te plaatsen met de status. Daarnaast werd gemeld dat het hoofd communicatie medium de website is en dat het een mooi leermoment is om de site regelmatiger te updaten. Uiteraard ben ik het hiermee eens. Het probleem zit echter dieper vind ik. Dit voorval is een symptoom. Zoals eerder gezegd: Er moet zeker en vast een duidelijke communicatie worden opgezet tussen de teamleden die los staat van de server. Want ik denk dat we dit soort problemen alsook de slechte communicatie niet opnieuw willen meemaken :-)

Een dag later, op 26 augustus 2018, werd de website inderdaad bijgewerkt. Goed om te lezen dat de herstelwerkzaamheden nog lopen en dat er backups zijn. Gezien mijn ervaring met hosting en server recovery kon ik het 'slechte nieuws' of 'uitdagingen' echter moeilijker begrijpen. Uiteraard heeft een OS upgrade effecten op alle diensten. Maar dat zou (reeds met een flinke marge gerekend) toch niet langer dan 24 uur mogen duren.

Daarnaast begrijp ik sowieso niet waarom de beslissing werd genomen om deze upgrade dadelijk uit te voeren op een live omgeving in plaats van eerst de oude omgeving zo snel mogelijk te herstellen en daarna de upgrade door te voeren op een aparte server. Deze beslissingen gebeurden precies allemaal achter de schermen, en dat is op zich geen probleem, maar blijkbaar wordt er niet eens gecommuniceerd met de rest van het team hierover. Dat lijkt me dan weer wel een groot probleem. Het server team kan duidelijk de impact niet inschatten van het wegvallen van het forum en andere diensten die veroorzaakt worden door hun beslissingen.

Verder wordt er vermeld dat de server nu 'future-proof' wordt ingericht, maar er worden geen details gegeven aan de community hoe dit wordt verzorgd. En eerlijk gezegd brengt dit geklungel (sorry dat ik het zo zeg) van intussen 4 maanden (3 juli 2018 tot 5 november 2018) geen geloofwaardigheid over een correcte inrichting.

In ieder geval kreeg ik vanwege deze update op 26 augustus 2018 wel hoop dat het probleem snel zou opgelost zijn. Aangezien er verder ook niet werd gereageerd op mijn aanbieding om het probleem te bekijken en te helpen oplossen hield ik me verder weer even afzijdig.

Uiteindelijk heeft het nog 2 extra maanden geduurd vooraleer het forum terug online kwam (23 oktober 2018). In die tussenperiode weer helemaal geen informatie over de stand van zaken. In totaal dus bijna 4 maanden geen forum. Op heel veel andere websites las ik over de vervelende situatie. Ook hier zagen verschillende personen de communicatieproblemen en onbereikbaarheid van de teamleden als het grootste probleem.

Vandaag zijn we nog geen halve maand verder dan deze bewuste 23 oktober. Het is 5 november 2018. En het forum ligt alweer 1,5 dag plat. Blijkbaar is er dus toch nog vanalles niet in orde. En ik hoop dat ik niet de enige ben die het een beetje beu wordt.

Nogmaals: Alle begrip voor het feit dat dit alles geleid wordt door vrijwilligers! Maar ik vind niet dat dit iets is om jezelf achter te verschuilen. Als vrijwilliger heb je wel degelijk plichten. Als je de nodige tijd niet kan opbrengen om bezig te zijn met Ubuntu-NL, dan is het beter voor de gehele community dat je dit overlaat aan anderen.

Mijn vragen en voorstellen die ik graag zou beantwoord en behandeld zien:
  1. Wat was nu eigenlijk het probleem waardoor de website zo lang uit de lucht was?
  2. Waarom werd er geen gebruik gemaakt van de aangeboden hulp, indien er een kans bestond dat de website en forum dan veel sneller terug in orde zou zijn geraakt?
  3. Kunnen jullie ons meedelen welke maatregelen er effectief werden getroffen om de problemen van de voorbije 4 maanden te vermijden in de toekomst? Er wordt gesproken over 'future-proof' maatregelen, maar er werden tot dusver geen concrete oplossingen meegedeeld
  4. Wat de communicatie betreft zou ik willen voorstellen dat alle teamleden:
    1. Een alternatief e-mailadres meedelen aan elkaar en dat ze deze gegevens op een aparte plaats bewaren (in hun eigen documenten)
    2. Zoveel mogelijk gebruik maken van een modern algemeen communicatiemiddel zoals bv. Slack of Rocket.chat. Desnoods IRC als ze dat verkiezen. Misschien niet voor altijd, maar wel zodat er een bekende plek is om samen te komen indien er problemen zijn zoals deze
    3. Regelmatige evaluatie van de huidige teamleden om te kijken of iedereen op de juiste plek zit. Ook een goed moment om even elkaar op de hoogte te houden van wat er werd verwezenlijkt zodat iedereen (vooral de personen die dicht bij de community zelf staan zoals de social media en forum beheerders) de community kan inlichten wanneer nodig
Verder wil ik nog steeds aanbieden om te helpen met de ondersteuning van hosting en onderhoud van de Ubuntu-NL online diensten indien hiervoor interesse is vanuit de community. Indien ik even inzicht kan krijgen in de statistieken (bv. ruimte, bandbreedte, technologie, resource usage) dan wil ik graag een aanbod doen om dit uit handen te nemen zodat jullie meer tijd hebben voor andere en belangrijkere zaken.

Dit werk wil ik gratis verrichten voor de community. Indien mogelijk ben ik daarnaast ook bereid om de onkosten voor de hosting, deployment infrastructuur en back-ups te sponsoren. Mijn manier om terug te geven voor de voorbije 10 jaar waarin ik een stuk minder actief ben geweest vanwege andere prioriteiten. Ik gebruik echter nog steeds Ubuntu en draag Ubuntu-NL nog steeds een warm hart toe.

Met vriendelijke groet
Wesley S. (profoX)
Voormalig lid van het Ubuntu-NL team (2006 - 2008)

--
Ubuntu-NL mailing list
[hidden email]
Info/Uitschrijven: https://lists.ubuntu.com/mailman/listinfo/ubuntu-nl
Reply | Threaded
Open this post in threaded view
|

Re: Aanhoudende problemen bij Ubuntu-NL forum + Slechte communicatie

Marc Coevoet-3
Op 5/11/18 om 15:20 schreef Wesley S.:
> Verder wil ik nog steeds aanbieden om te helpen met de ondersteuning van
> hosting en onderhoud van de Ubuntu-NL online diensten indien hiervoor
> interesse is vanuit de community. Indien ik even inzicht kan krijgen in
> de statistieken (bv. ruimte, bandbreedte, technologie, resource usage)
> dan wil ik graag een aanbod doen om dit uit handen te nemen zodat jullie
> meer tijd hebben voor andere en belangrijkere zaken.

Zelf heb ik ooit de vraag gesteld waarom toch ons ministerie of ons
onderwijs niet onder linux zit.  Ik heb de oplossing gevonden.  In ons
verstand zit een spie hout, dat zit te beleggen.  Tegenspreken dulden ze
niet.  Vandaar dus dat vervroegd pensioen van me, dat ik iedereen zou
aanraden, met die beleggers zouden ze alle wiskunde gezwind
tegenspreken, vanuit hun canapé.


Ik ben tevreden dat ik op dit forum nog terecht kan:
https://www.seniorennet.be/Pages/Mailgroepen/mailgroepen.php

https://www.seniorennet.be/Pages/Mailgroepen/admin.php?state=V&MLID=81



Marc
--
The "Penguin" has arrived - and he's not going away - ever.
For former Apple users: Xubuntu.org (menu's up left)
For former Windows users: Lubuntu.org (menu's down left)

--
Ubuntu-NL mailing list
[hidden email]
Info/Uitschrijven: https://lists.ubuntu.com/mailman/listinfo/ubuntu-nl
Reply | Threaded
Open this post in threaded view
|

Re: Aanhoudende problemen bij Ubuntu-NL forum + Slechte communicatie

S. Schauenburg
In reply to this post by Wesley S.
Een goede avond,

zal me beperken tot het geven van positieve en constructie feedback.
Zodoende beperk ik me grotendeels tot de genummerde vragen (anders verzanden we een oeverloze, niet-productieve discussie).

1. Er waren meerdere uitdagingen. Het security incident, het spontaan moeten upgraden van de server, het niet 1-op-1 kunnen hergebruiken van de backups, het testen van de setup, de slechte communicatie etc.
2. Er werd gebruik gemaakt van aangeboden hulp (er zijn een aantal community leden geweest, die off-list hulp hebben aangeboden en die ook, zover mogelijk, is geaccepteerd).
3. Het toepassen van configuration management en het hardenen van de server configuratie (en uiteraard ook de software configuratie). Uiteraard inclusief een test server.
4-1. Op zich een goed idee. Of dat deze e-mail list gebruikt wordt (waarbij iedereen geacht wordt om deze te gebruiken).
4-2. Als het maar een bewust gekozen communicatie medium is, waarbij iedereen aansluit.
4-3. Evaluaties over de gehele linie zijn sowieso nooit verkeerd. Ben ook benieuwd wie er tegenwoordig allemaal nog actief is en of we misschien de organisatie ook wat platter/effectiever kunnen krijgen, maar dat is weer een ander iets ;)
4. Misschien is het verstandig om de discussie te laten plaatsvinden op het forum. Volgens mij is dat de meest actieve plaats (met de meeste Ubuntu-NL leden).

Laten we dingen oppaken op een manier die ons allemaal energie geeft. Laten we kijken hoe het beter kan en hoe we die kant op kunnen en willen gaan.

Gegroet,




Sebastian

--
Ubuntu-NL mailing list
[hidden email]
Info/Uitschrijven: https://lists.ubuntu.com/mailman/listinfo/ubuntu-nl